Aan de slag met scanners in het magazijn

3 augustus 2023

Sinds februari werken we in ons productiebedrijf met een voorraadbeheersysteem. We stapten af van de Excel lijsten en houden nu onze voorraad bij in een online systeem. In dit artikel vertellen we samen met de coördinator van het bedrijfsbureau Eric over de aanleiding hiertoe, de rol van het Inclusive Fieldlab bij de implementatie, hoe de implementatie verliep en hoe het nu gaat.

Waarom een voorraadbeheersysteem?

“Vroeger werkten we met Excel-bestanden. Dat gaat goed als je 5 pallets hebt. We kregen grotere klanten en daarom moesten we voor een voorraadbeheersysteem kiezen. Toen stonden er ineens 300 pallets en lagen er zo’n 178 verschillende artikelen. Dat kun je niet meer bijhouden in Excel,” legt Eric uit. Er was dus behoefte aan een systeem waarin het bedrijfsbureau en de medewerkers in het magazijn de voorraad konden bijhouden.

Wat is de rol van het Inclusive Fieldlab?

Als Inclusive Fieldlab zoeken, vinden, en verspreiden wij technologisch of sociaal innovatieve oplossingen die mensen ondersteunen om mee te doen op de (reguliere) arbeidsmarkt. Het implementeren van een innovatie op de werkplek gaat altijd gepaard met een bepaalde gedragsverandering van de medewerker. Hier hebben wij door onze verschillende projecten veel ervaring mee. Daarnaast is het vereenvoudigen van een technologie één van de uitgangspunten van het Inclusive Fieldlab. Daarom dachten wij mee over hoe we het systeem zo simpel mogelijk kunnen inrichten.

Van idee naar implementatie

Maar welk voorraadbeheersysteem? Om hierachter te komen werkten we een langere periode mee in het magazijn. Hierdoor leerden wij de processen en mensen goed kennen. Daarnaast konden we de huidige situatie en onze wensen in kaart brengen. Zo bleek dat het wenselijk is dat de magazijnmedewerkers werken met handscanners en opdrachten krijgen van de werkvoorbereiders.

Daarna kwam een periode waarin wij het systeem zijn gaan inrichten en testen. Samen met de leverancier en medewerkers keken we naar de optimale inrichting van het voorraadbeheersysteem. Vervolgens testten we deze uitvoerig met een aantal medewerkers. Ten slotte kregen de medewerkers een opleiding over het gebruik van het voorraadbeheersysteem.

Hoe gaat het nu?

Eenmaal live in februari, was het nieuwe systeem wel even wennen. “Je had een bepaalde voorraad in je hoofd en ineens moest je dit overlaten aan het systeem en daar word je onzeker van. Je vraagt je dan af of het systeem wel klopt. Langzaam begin je eraan te wennen,” vertelt Eric.

Inmiddels zijn we zes maanden verder en hebben we het systeem ons eigen gemaakt. Uit een aantal evaluaties bleek dat het systeem bijdraagt aan efficiëntere manier van werken. Doordat we meer overzicht hebben, krijgen we ook meer inzicht in de andere processen in het productiebedrijf en daarmee ook inzicht in wat er nog beter kan. Medewerkers hebben nu zelf meer grip op de processen in het magazijn en kunnen daardoor ook beter meedenken.